Company's must-have: База знаний

Когда появляется необходимость в базе знаний

В компании рано или поздно накапливается столько информации, что ее поиск становится мучением. Хорошо еще, когда можно «спросить у Васи». А если этот «Вася» заболел, в отпуске или вообще уволился?

Что это

База знаний (БЗ) - это довольно общее понятие, которое в наше время подразумевает много разных вещей, а именно:

• БЗ является электронной
• БЗ является легкодоступной для пользователей
• Доступ к БЗ может быть ограничен по группам пользователей
• Простой поиск информации

Очевидно, что вся информация, которая может понадобится более чем одному сотруднику должна храниться в БЗ.

Что нам это дает

Как уже можно было догадаться при помощи индукции, мы получаем общее единое хранилище информации. Процесс передачи знаний от/к сотрудников (-ам) становится гораздо проще. Вы сможете быстро найти требуемую вам информацию экономя время.

Общий информационный фон становится более здоровым, все чувствуют открытость информации. Наличие БЗ позволяет сотрудникам анализировать ранее недоступную для них информацию. О важности открывать максимально больше информации всем сотрудникам компании отлично писал Б. Гейтс в своей книге Бизнес со скоростью мысли (Business @ the Speed of Thought : Using a Digital Nervous System) .
Голова у всех работает по-разному и поэтому интересные идеи и предложения может высказать самый неожиданный сотрудник. При условии, что он будет обладать информацией для анализа.

О чем не следует забывать

Понятно, что только прелестями дело не обойдется, есть и минусы. По мере накопления знаний ваша БЗ будет приобретать вид мусорной кучи. Чем больше знаний, тем труднее будет в базе ориентироваться. Как следствие - необходимо постоянно следить за БЗ, структурировать и перерабатывать знания. Могу сравнить БЗ с садом, который становится диким без ухаживания. Этот же сад радует взгляд при небольшом, но постоянном контроле за ним.

Вторая опасность - неактуальность информации. Эта опасность обходится тем же методом - путем регулярной проверки данных. Проверка и коррекция может осуществляться одним выделенным человеком или любым из сотрудников по мере обнаружения неактуальности.

Конкретня реализация

Поскольку понятие БЗ довольно емкое, реальная ее структура воплощенная в жизнь может быть сколь угодно сложной. Она будет сильно зависеть о топологии вашей организации, количества офисов, структуры бизнеса. Ваша конкретная БЗ может представлять из себя структуру, интегрирующуюв себя информацию из ERP, CRM систем.
Я предлагаю самый базовый вариант организации БЗ - использовать в качестве БЗ одну из систем wiki.
Что такое wiki можно почитать здесь (ru). Вкратце, wiki среда позволяет изменять себя и свой контент непосредственно своим пользователям. Нормальной практикой в wiki является ситуация, когда пользователь, не найдя нужно информации, дописывает ее сам. Таким образом каждый активный пользователь прокладывает "лыжню" облегчая работу по поиску информации последователям.

Чем хороши wiki для БЗ?

ну хотя бы тем, что они фактически реализуют все необходимые нам функции. Содержимое wiki легко расширяется пользователями, поиск является стандартной функцией. Интерфейс к системе обычно реализуется через браузер, что делает систему универсальной и удобной в использовании. Почти все современные wiki обладают системами категоризации содержимого. Само модержимое - фактически текст с некоторыми пометками о форматировани. Обычно к страницам wiki можно добавлять вложения в виде бинарных файлов. Это могут быть картинки, документы, архивы.
То, что wiki способна переваривать огромные объемы инфорации вы можете убедиться посетив самую известную бесплатную энциклопедию на базе wiki - Wikipedia. Только английская часть этой энциклопедии на момент написания этого поста содержала 2,415,216 статей.

Вики в лицах

Я лично ознакомился и работал с несколькими wiki. Порекомендовать могу следующие:

• mediawiki - Та самая бесплатная система на базе которой построен энциклопедия wikipedia. Обладает всем нужным функционалом и выглядит вполне приемлемо.
• twiki - мощная бесплатная система, позволяет кроме содержимого существенно изменять функционирование самой вики - поиски, шаблоны и т.п.
• confluence - хорошая симпатичная система. Платная, но не сильно дорогая. Если сравнивать с бесплатными системами - гораздо больше user friendly.

Вот еще сравнение wiki систем на wikipedia.

Напоследок, для настойщих джедаев - tiddlywiki. Эта wiki является единым html файлом, который можно таскать с собой на флешке. При этом можно как в любой другой wiki добавлять и структурировать информацию в этот единый файл. Я использую tiddlywiki для своих персональных pet project'ов