Я уже писал про сайт PM hut. На этом же сайте я нешал несколько интересных статей, ну и решил перевести самые интересные. Так что встречайте меня еще и в роли переводчика. Замечания по переводу с радостью приму, но сильно не ругайте.
Итак:
Ваш опыт руководителя проектов говорит вам, что все эти «коммуникации» (в различных своих проявлениях) съедают значительную часть вашего времени. «Встречи» являются обычным способом коммуникации и часто неизбежны. Я работал с множеством людей, которые казались «пропадающими на встречах» практически целыми днями. Большинство из этих людей отзываются примерно таким образом – «эта встреча – пустая трата времени». Это говорит о том, что встреча плохо спланирована, плохо проведена и не имела определенной цели.
Помня о факте, что большинство людей смотрят на встречи негативно, ознакомьтесь с рядом вещей, необходимых для проведения эффективной встречи
Часть 1 – Разработайте свой стиль и правила
Разработка своего стиля
Спозиционируйте свою индивидуальность: Даже если ваша роль «заботиться о бизнесе» (и таким образом поддерживать порядок во всех процессах), убедитесь, что вы уравновесили свою позицию долей юмора. Вы не должны выглядеть суровым или неприступным.
Создание «стандарта»: Вам необходимо установить «стандарты» по которым будут проходить собрания. Вы должны быть последовательны, необходимо также управлять ожиданиями участников о том, как будут проводиться встречи.
Разработка правил встречи
Роли и ответственные: определите для участников встречи их роли и ответственность. Необходимо установить атмосферу «кто отвечает за…», но делайте это деликатно.
Не допускайте опозданий: некоторые люди постоянно опаздывают. Если вы встретились с такой ситуацией, попробуйте объяснить этим людям ( после собрания) их проблему и попросите больше не опаздывать.
Никогда не повторяйте обсуждения: Почему вы должны поощрять опоздавших повтором уже прошедшей дискуссии? И наоборот, зачем наказывать пунктуальных участников повтором обсуждения? Повторение обсужденных пунктов не только отнимает время, оно также показывает, что вы не можете управлять встречей (и участниками встречи).
Телефонные звонки: Не позволяйте участникам встречи вести разговоры по телефону. Каждый раз, когда чей-нибудь телефон звонит либо вибрирует, создается опасность прерывания встречи. Также не следует забывать, что если участник выходит из помещения чтобы ответить на звонок, он перестает принимать участие во встрече.
Еда, напитки и т.п.: Многие считают, что еда и напитки – это хорошая мысль, особенно, если встреча длительная. Но не забывайте, что пролитые стаканы, перевернутые тарелки и походы к столу за едой могут привести к прерыванию встречи. Так что, если вы планируете еду и напитки, возможно, следует добавить это отдельным пунктом повестки встречи «закуски, сбор на встречу»
Tom Carlos has over 20 years of cumulative experience in business, technical, and training environments. He is a Certified Project Management Professional (PMP) and member of the Sacramento Valley ( California ) PMI Chapter. For other articles on similar subject, you can visit www.carlosconsulting.com or contact him at tom@carlosconsulting.com.
